מצאי מלאי

1.  מועד המפקד: 31 דצמבר הוא יום המאזן ותום שנת המס, ולכן יש לערוך את מפקד המלאי לאותו תאריך. ניתן לפקוד את המלאי תוך חודש ימים לפני יום המאזן או תוך חודש ימים לאחריו, ובלבד שאם המפקד ייעשה יותר מעשרה ימים לפני יום המאזן או יותר מעשרה ימים לאחריו יש להודיע על כך בכתב מראש לפקיד השומה.

יש לערוך הרשימות לפי הקבוצות הבאות: חומרי גלם, חומרי אריזה, חומרי עזר, תוצרת בעיבוד, מוצרים מוגמרים וכד'.
גליונות הספירה יהיו ממוספרים מראש במספר עוקב. בראש כל גיליון יצוין תאריך המפקד ומקום אחסון הטובין. רצוי לערוך הרשימה ב 3- עותקים לפחות. הרשימות יכללו ,בין היתר,  פרטים אלו:

1. תאור  הטובין באופן המאפשר זיהוי סוגם;
2. מצב הטובין תוך ציון מצב תקינותם (מיושנים, מקולקלים, במחזור איטי, פסולת וכו');
3. יחידת המדידה (ק"ג, מטרים, תריסרים וכד');
4. הכמות (מספר היחידות כאמור לעיל);

רצוי להשאיר מקום ל- 2- טורים נוספים שימולאו במועד מאוחר יותר והם: מחיר היחידה ושווי כולל (מספר היחידות מוכפל במחיר).

תוצרת בעיבוד תירשם תוך ציון הכמות ביחידות פיזיות ושלב העיבוד (רמת הגמר) במועד הספירה.

רצוי להשאיר 3 עמודות נוספות לחישוב תפוקה שוות הערך (כמות היחידות הפיזיות מוכפל ברמת הגמר), לעלות ליחידה ולשווי הכולל.

הרשימות תרשמנה בדיו ולא בעפרון. מבצעי הספירה יחתמו בסוף כל גליון ויציינו את שמם המלא. נציג משרדנו יבקר בשעת הספירה. נבקשכם שוב להודיענו על מועד הספירה לצורך תיאום הביקור.

3. חישוב שווי המלאי: את שווי המלאי ניתן לחשב  במועד מאוחר יותר.  אין  לכלול בחישוב השווי טובין שאינם שייכים לכם (כגון שנמכרו לפני תאריך המאזן),  אך יש לכלול פריטים הנמצאים ברשותם של אחרים והשייכים לכם.

השווי יחושב בדרך כלל לפי העלות  (לא כולל מע"מ), אך במקרה של טובין שאינם תקינים (ראה לעיל), או  שמחיר מכירתם המשוער נמוך מהעלות, יחושב השווי לפי "ערך המימוש הנקי" (שווי שוק בניכוי הוצאות מכירה) והדבר יודגש ברשימה תוך ציון בסיס החישוב. העלות תחושב לפי שיטת "פיפו" ( נכנס ראשון יוצא ראשון)  או לפי זיהוי ספציפי של מחיר קניית יחידת הסחורה. בכל מקרה של ספק או בעיות כלשהן בחישוב השווי נבקשכם להודיענו על כך. רשימות המלאי יסוכמו בנפרד לפי קבוצות כגון: חומרי גלם, חומרי אריזה, חומרי עזר, תוצרת בעיבוד, מוצרים מוגמרים וכד'.  בכל מקרה של ספק או בעיות כלשהן בחישוב השווי נבקשכם להודיענו על כך. רשימות המלאי יסוכמו בנפרד לפי קבוצות כגון: חומרי גלם, חומרי אריזה, חומרי עזר, תוצרת בעיבוד, מוצרים מוגמרים וכד'. 

חישוב שווי המלאי יעשה בדרך כלל על גבי גליונות המפקד.  אם החישוב נעשה שלא על גבי גליונות המפקד המקוריים, יש לדאוג לסימון שיאפשר מעקב הדדי בין רשימות המפקד לבין רשימות השווי הסופיות.

4. שמירת הרשימות: רשימות המפקד המקוריות מהוות חלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות ויש לשומרן במשך שבע שנים מתום שנת המס או שש שנים מיום הגשת הדו"ח על ההכנסה, לפי המאוחר.

פקידי  השומה נוהגים לדרוש לעיתים את רשימות מפקד המלאי זמן קצר לאחר תאריך המאזן. במקרים כאלה עליכם להמציא לפקיד השומה, מיד עם קבלת הדרישה,  העתק אחד מרשימות המפקד המקוריות מבלי להמתין לחישוב השווי. 

במידה ודרושים לכם הסברים נוספים או הדרכה כלשהי – אבקש כי תפנו למשרדינו.

בכבוד רב,
ששי זכאי,
רואה חשבון (משפטן)

אין להזקק לתוכן חוזר זה מבלי לקבל עצה מקצועית מתאימה שכן אין מטרת החוזר אלא להסב את תשומת הלב לאמור בו.